Organisiert arbeiten – Kosten sparen

Selbständige und Unternehmen können auf eine ordentliche und ordnungsgemäße Buchhaltung nicht verzichten. Allerdings stellt die Buchhaltung besonders für Soloselbstständige und Kleinunternehmer oft ein Problem dar.
Die Buchhaltung ist mit viel Arbeit verbunden und trägt nur wenig zur unternehmerischen Selbstverwirklichung bei. Auch, wenn ein Steuerberater engagiert wurde, wird dadurch nicht die komplette Arbeit abgegeben – eine Rechnung schreiben oder die Dokumentation von Ein- und Ausgaben bleibt stets Aufgabe des Unternehmers. Die Arbeit kann durch einige Methoden allerdings wesentlich einfacher gestaltet werden und bei der Buchhaltung so viele Nerven und wertvolle Zeit eingespart werden.

Es gibt wohl nicht viele Menschen, die das Sortieren von Rechnungen und Belegen als angenehme Aufgabe empfinden. Dennoch kommt niemand um eine ordentliche und strukturierte Buchhaltung herum. Egal, ob es sich um Geschäfts- oder Privatleute handelt oder der Großteil der Arbeiten durch den Steuerberater übernommen wird – einige Aufgaben müssen einfach selbst erledigt werden.

Nutzung einer professionellen Buchhaltungssoftware

Die folgenden Faktoren können besonders einfach umgesetzt und beachtet werden, wenn eine professionelle Buchhaltungssoftware dafür genutzt wird. Die Buchführung kann durch eine solche übersichtlich und strukturiert gestaltet werden. Dokumente werden hier zentral erfasst und verwaltet. Dazu bieten viele Programme die Möglichkeit, an das Finanzamt oder den Steuerberater die gesammelten Daten direkt per Datenexport zu übermitteln.

Das Wichtigste ist die Vollständigkeit

Die einzelnen Belege sollten nicht einzeln nacheinander beim Buchhalter eingereicht werden, sondern vollständig zu einem bestimmten Termin vorliegen. Werden Anträge gestellt, ist es wichtig, dass alle gewünschten Nachweise mitgeliefert werden. Wer auf eine übersichtliche und vollständige Buchhaltung Wert legt, hat darüber hinaus stets einen aktuellen Überblick über seine finanzielle Lage.

Das Wesentliche in den Fokus stellen

Natürlich ist es vorbildlich, wenn alle Unterlagen vollständig sind. Allerdings bedeutet das nicht, dass ein unübersichtliches Chaos, welches aus Lieferscheinen, Schreiben und E-Mails besteht, zusammengestellt werden sollte. Aufbewahrt werden sollten nur Dokumente, die wirklich relevant sind.

Fristen stets einhalten

Probleme mit der Krankenkasse oder dem Finanzamt treten schnell auf, wenn Fristen nicht eingehalten werden. Besonders Geschäftsleute sollten fristgerechte Anträge, beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung, rechtzeitig in die Hand nehmen und stets alle Fristen im Blick behalten. Auch das Versenden der Rechnungen an die Kunden sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden – dazu gehören auch noch ausstehende Zahlungsziele. Die tägliche Ablage jeden Tag zu erledigen ist ebenfalls eine gute Idee, denn so staut sich nicht übermäßig viel Arbeit an.

Doppelt hält besser – Kopien von Belegen anfertigen

Kassenbons von Restaurants, Tankstellen oder Lebensmittelgeschäften verblassen mit der Zeit und werden unleserlich. Belege, die innerhalb der Buchhaltung eine Rolle spielen, sollten deswegen immer kopiert und ordentlich abgeheftet werden.

Buchungen nach privat und geschäftlich trennen

Es ist nicht empfehlenswert, für private Zwecke Geld von dem Geschäftskonto auszugeben. Dies könnte nämlich Probleme mit dem Finanzamt oder Schwierigkeiten mit dem Steuerberater hervorrufen. Dringend abzuraten ist darüber hinaus auch von kleinen Schummeleien bei betrieblichen Abrechnungen.

Bereits im Vorfeld sortieren

Ordnung spielt nicht nur generell im Leben eine wichtige Rolle, sondern im Speziellen in der Buchhaltung. Wenn ein strukturiertes System für die Sortierung etabliert wird, kann stets ein Überblick behalten und Zeit eingespart werden, beispielsweise, wenn schnell bestimmte Dokumente vorliegen müssen.

Regemäßige Überprüfung der Konten

Wenn die Konten in regelmäßigen Intervallen einer kleinen Prüfung unterzogen werden, können eventuelle Unregelmäßigkeiten schnell identifiziert und Lösungen gefunden werden. Werden falsche Beträge eingezogen oder durch Dritte unbefugte Abbuchungen getätigt, kann so zeitnah eingegriffen werden. Ebenfalls lässt sich so schnell feststellen, wenn Kundenzahlungen noch offen sind, die eigentlich beglichen sein sollten.

Rechnungen korrekt stellen

Die Erstellung von Rechnungen unterliegt speziellen Regelungen durch den Gesetzgeber. An diese müssen sich Unternehmen halten. Es ist daher empfehlenswert, stets über die aktuellen Vorgaben informiert zu sein, denn Unwissenheit schützt in diesem Fall nicht vor Strafe. Kommt es zu einer Klage, könnte das Gericht dieser stattgeben, wenn die Rechnung nicht korrekt formuliert wurde.