Kommunikation im Home-Office: Wie bleibt man mit den Kollegen vernetzt?

Inzwischen hat das Arbeiten aus dem Home Office einen wichtigen Stellenwert erhalten. Auch wenn die Pandemie vielleicht der ausschlaggebende Moment war, so zeigt sich, dass viele Mitarbeiter, aber auch Arbeitgeber, die Vorteile, die das Home Office mit sich bringt, durchaus zu schätzen wissen. Aus diesem Grund ist auch davon auszugehen, dass sich dieser Trend auch in der Zukunft fortsetzen wird. Daher ist es umso wichtiger, dass darauf geachtet wird, dass man auch im Home Office immer vernünftig mit dem Kollegen vernetzt ist. Eine virtuelle Telefonanlage zum Beispiel sorgt immer für die optimale Kommunikation und Erreichbarkeit. Entscheidend im Home Office ist natürlich, dass die Kommunikation bezüglich gemeinsamer Arbeitsprojekte stets reibungslos gewährleistet ist. Umso wichtiger ist dieser Faktor, wenn sich die Kollegen in anderen Städten oder auch im Ausland befinden.

Die Technik im Home Office sollte reibungslos funktionieren

Für die Mitarbeiter im Home Office ist es unerlässlich, dass sie mit der entsprechenden Technik ausgestattet sind, um ihre Aufgaben problemlos erfüllen zu können. Keinesfalls darf eine mangelnde Ausrüstung dazu führen, dass die Arbeitsprozesse ins Stocken geraten.

Die Grundvoraussetzung für eine optimal funktionierende Kommunikation im Home Office ist eine tadellos funktionierende Internetverbindung. Nur so können Online Konferenzen problemlos abgehalten werden, daher sind Konferenz- und Videosoftware-Programme unverzichtbar. Anders als im Büro vor Ort, ist im Home Office natürlich kein Techniker zur Verfügung, der eine eventuell auftretende Fehlerquelle schnell beseitigen kann.

Darum ist es sehr wichtig, dass bereits im Voraus die Internetverbindung entsprechend überprüft wird. Außerdem sollte der Chef für das Home Office wichtige Geräte für die Mitarbeiter bereitstellen, dazu zählen beispielsweise ein Laptop oder auch ein Headset. Auch für den Fernzugriff auf den Rechner oder auf das Laptop sollte gesorgt sein. Letztlich kann es immer wieder einmal zu Problemen kommen, die man selber einfach nicht lösen kann.

Dann sollten fachkundige Kollegen die Möglichkeiten haben, auf die eigene Ausrüstung zugreifen zu können, um den Fehler schnellstmöglich zu beheben. Am besten funktioniert das über das Telefon oder über den gerade erwähnten Fernzugriff. Über das Internet und dem entsprechenden Remote-Desktop-Tool kann sich der entsprechende Kollege das Problem direkt auf dem Computer anschauen und auch beseitigen.

Auf die Kommunikation achten

Anders als im Büro üblich, ist es im Home Office natürlich nicht möglich, Probleme mal eben kurz zum Beispiel während der Raucherpause oder in der Teeküche zu besprechen. Die Folge können hier sowohl Missverständnisse als auch ein gewisses Maß an Einsamkeit sein. Aus diesem Grund sollten regelmäßigen Absprachen via, Telefon, Chat oder auch mit Hilfe der Videokonferenz ein fester Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe sein.

Geht es um den kurzfristigen, schnellen und unkomplizierten Austausch, so sind Chatprogramme wie zum Beispiel Slack oder WhatsApp besonders gut geeignet. Geht es aber um Dringlichkeit, dann ist das Telefon das Mittel der Wahl. Hier können quasi sofort die entsprechenden Absprachen getroffen werden. Um nicht ganz im Home Office zu vereinsamen und im weitesten Sinne den zwischenmenschlichen Kontakt etwas intensiver aufrecht zu erhalten, bieten sich aber vor allem Videotelefonate an. Inzwischen nutzen viele Firmen neben Skype häufig auch Zoom, Teams oder Starleaf.

Ein allgemein gültiges Regelwerk festlegen

Über die Wahl der Programme, die zu bestimmten Zwecken oder Anlässen verwendet werden sollen, sollte sich das Team im Optimalfall bereits im Vorfeld einigen. So sollten gerade die Videokonferenzen, die auch weiterhin einen persönlichen Austausch im weitesten Sinne von Angesicht zu Angesicht ermöglichen, beispielsweise täglich oder doch mindestens einmal pro Woche stattfinden. Sie sind einfach persönlicher und oftmals auch aussagekräftiger als die Erörterung via Chat oder Telefon.

Für ein Team sind festgesetzte Home-Office Regeln oftmals sehr hilfreich, da sie einen echten Leitfaden bieten und den Home Office Mitarbeiter nicht vollkommen auf sich selbst stellen. Zu diesen Regeln kann zum Beispiel die Festlegung der Antwortzeit auf eine Chatmessage oder E-Mail sein. Ebenso ist es auch möglich, bereits vorab festzulegen, ob der private Einkauf am Nachmittag erlaubt ist, sofern am Abend die Arbeitszeit nachgeholt wird. Diese vorab festgelegten Regeln vermeiden, dass es hier zum Misstrauen oder vermeintlichen Missverständnissen kommt.

Transparenz im Home Office ist besonders wichtig

Arbeitet man gemeinsam im Büro, so ist für jeden sichtbar, wenn man beispielsweise selbst oder ein Kollege seinen Arbeitsplatz verlässt. Ganz anders verhält sich das natürlich im Home Office. Aufgrund dessen kann es hier sehr schnell zu Fehleinschätzungen kommen. In diesem Fall bedeutet Transparenz, dass man einfach einen Kollegen über die persönliche Abwesenheit kurz in Kenntnis setzt.

Ebenso ist es auch möglich, gleich alle Kollegen gemeinsam über das Chatprogramm Slack zu informieren, dass man entweder kurzzeitig nicht anwesend ist, oder dass man nun für einen gewissen Zeitraum nicht gestört werden möchte. Hier helfen witzige Emojis wie beispielsweise ein Spaghetti-Teller für die Mittagspause, die neben dem eigenen Namen platziert werden. Außerdem ist es hier auch möglich, den Modus „Nicht stören“ zu verwenden.

Den privaten Austausch nicht vernachlässigen

Schnell kann der soziale Austausch mit den Kollegen über private Dinge im Home Office trotz aller zur Verfügung stehenden Kommunikationstools zu kurz kommen. Gerade die Mitarbeiter, die sich während der Heimarbeit von allem isoliert und abgeschnitten fühlen, sollten sowohl die Pausen oder auch den Feierabend nutzen, um sich wie zuvor im Büro auch über private Angelegenheiten auszutauschen.

Hat man früher gemeinsam Mittag gegessen, so ist das nun auch per Videochat möglich. Nichts spricht gegen ein Telefonat mit dem Lieblingskollegen zum Austausch privater Angelegenheiten, allerhöchsten mutet ein solches Telefonat zu Beginn etwas befremdlich an. Um den Arbeitsstress für ein Weilchen zu vergessen, bieten sich aber auch Game-Duelle mit den Kollegen im Internet an.

Problematisch für den Ausbau sozialer Kontakte ist die Arbeit im Home Office bezüglich der Kollegen, die man eigentlich kaum kennt. Hier droht die Gefahr, dass man diese überhaupt nicht besser kennen lernen kann.

Inzwischen haben sich aber einige Startups genau dieser Problematik angenommen und bieten hier geniale Lösungen an. Die App „Donut“ ist eine Erweiterung von Slack und hier werden per Zufallsprinzip zwei Kollegen zusammengewürfelt. Die Zufallskollegen haben dann die Chance auf ein gemeinsames virtuelles Mittagessen oder Kaffeetrinken.

Es gibt sogar inzwischen Firmen, die ihren Mitarbeitern verschiedene virtuelle Freizeitaktivitäten per Video anbieten. Dabei kann es sich beispielsweise um gemeinsame Yoga- oder Gymnastikübungen handeln.